Erre figyeljünk a könyvvezetés és a beszámolókészítés során!

A civil szervezetek – amely alatt, írásomban kifejezetten az alapítvány és az egyesület értendő – mindig is külön “kasztot” képviseltek mind az adózás, mind a számvitel területén. A jogszabályi környezetük is folyamatosan változik, ráadásul az elmúlt időszakban kardinális változásokon esett át ez a terület!

2017. január 2-i hatályba lépéssel került kihirdetésre a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 479/2016 (XII.28.) kormányrendelet (továbbiakban: kormányrendelet) a 224/2000. (XII.19.) kormányrendelet helyett. Mint ahogy a legtöbb számviteli változás, a kormányrendelet is kimondja, hogy az új szabályok alkalmazása 2016. évre választható, de a 2017. évre kötelező.

A civil szervezetek egy része továbbra is vezethet egyszeres könyvvitelt, naplófőkönyvi formában. Ezzel a választási lehetőséggel kizárólag azok a szervezetek élhetnek, akik nem rendelkeznek közhasznú státusszal.

A közhasznú státusszal rendelkező civilek kizárólagosan kettős könyvvitelt vezethetnek. A kormányrendelet pontosította, hogy a közhasznú státusz megszerzése évében már kettős könyvvitelt kell vezetni! Ezért is fontos, hogy ügyfeleinknél folyamatosan tájékozódjunk ez irányú szándékukról. Mikrogazdálkodói beszámolókészítést nem választhatnak, mint ahogy továbbra sem élhetnek az eltérő üzleti év lehetőségével, tehát kizárólag naptári évben gondolkodhatnak!

Fentiek szerint a civil szervezetek jelenleg az alábbi beszámolási formák közül választhatnak:

• Egyszerűsített beszámoló a kormányrendelet 1. és 2. sz. melléklete szerinti formában, az egyszeres könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány-megfelelés: PK-141.
• Egyszerűsített éves beszámoló a kormányrendelet 3. és 4. melléklete szerinti formában, a kettős könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány megfelelés: PK-142.
• Számviteli törvény szerinti éves beszámoló a kettős könyvvitelt vezetőknek. ÁNYK nyomtatvány külön, erre a célra jelenleg nincs, problémát okozva ezzel a letétbe helyezésnél. Azon civil szervezeteknek, akik ezt a beszámolási formát választották, és elektronikus letétbe helyezésre kötelezettek, javaslom a PK-142-es nyomtatvány garnitúra egyéb csatolmányaként közzétenni az éves beszámolót.

Időközben a PK-141 és PK-142 sorozatnak is megjelent a P kötőjeles verziója, melyet a postai benyújtáshoz, míg a korábbi formátumot az elektronikus bevalláshoz kell használni. Újdonságként jelentek meg a nyomtatványokon az ún. jogi személyiségű szervezeti egységek azonosító adatai is, ami mindenképpen üdvözlendő változás.

A többi esetben is probléma, hogy – noha mind a kormányrendelet, mind a számviteli törvény csak tartalmilag köti meg a beszámolók sémáját – az elektronikus letétbehelyezést jelenleg nem lehet kivitelezni, csak olyan ÁNYK nyomtatványokkal, melyeknek legfeljebb a csatolmánya lehet az általunk elkészített formátum.

A beszámoló letétbe helyezésének határideje május 31., amit az OBH felé kell teljesíteni. Az elektronikus úton történő letétbe helyezés kötelező azon szervezetek részére, amelyek közhasznú státusszal rendelkeznek, vagy a szervezet típusa miatt kötelezettek erre. Mindazon szervezetek, akik egyik körbe sem tartoznak az említettek közül, a letétbe helyezést papír alapon is megtehetik.

A jegyzőkönyvet és a beszámoló elfogadó határozatot letétbe helyezni nem kötelező, de nem is tilos! Önmagában az a tény, hogy az elfogadó jegyzőkönyv letétbe helyezése nem kötelező, nem jelenti azt, hogy a jegyzőkönyv felvételétől és a beszámoló elfogadásától el lehetne tekinteni.

Sajnos még mindig nagyon sokszor probléma és típushiba a közhasznú státusz és a közhasznú tevékenység nem megfelelő elhatárolása a gyakorlati életben, így erre is célszerű kiemelt figyelmet fordítani úgy a könyvvezetés, mint a beszámoló készítés folyamán.

Közhasznú tevékenységet közhasznú státusz hiányában is lehet végezni. A közhasznú státusz NEM EGYENLŐ a közhasznú tevékenységgel! A közhasznú tevékenységnek ugyanis a NAV 1% fogadása tekintetében is kiemelt szerepe van, valamint az alapító okirat, alapszabály megújítása okán is foglalkozni kell vele. A közhasznú tevékenységgel kapcsolatos típushiba a beszámoló készítés során, hogy sem a közhasznú tevékenység bevételei, sem a közhasznú tevékenység ráfordításai soron nem szerepelnek adatok, veszélyeztetve például a NAV 1%-ból eredő bevételek jogosságát.

A beszámoló részeként minden civil szervezet kötelezően közhasznúsági mellékletet készít – függetlenül a közhasznú jogállás fennállásától -, és ezt a beszámolóval együtt letétbe is kell helyezni. Cél a közhasznúsági paraméterek hosszú távú vizsgálhatósága. Sok esetben – a nem közhasznú jogállásúaknál – ennek közzététele egyszerűen elmarad, mondván, hogy nincs benne adat. Ezzel – személy szerint – nem értek egyet, tekintve, hogy az adattartalomban szerepel a cél szerinti tevékenységek kibontása is, azt pedig minden szervezet folytat, közhasznú tevékenység híján is! Ha nem lenne cél szerinti tevékenysége egy civil szervezetnek, akkor nem is beszélhetnénk civil szervezetről!

A kettős könyvvitelt vezetőknek még kiegészítő melléklet készítési kötelezettsége is keletkezik, mely alatt – amennyiben a kormányrendelet szerinti beszámolást választotta – nem a hagyományos értelemben vett kiegészítő mellékletet, hanem a  kormányrendelet szerinti kiegészítő mellékletet kell érteni, ami tulajdonképpen a szervezet által kapott támogatásokat tartalmazza, támogatásonkénti bontásban.

A civil szervezetek szempontjából mérvadó, hogy a vállalkozási tevékenységből származó bevételük nem haladhatja meg az összes bevételük 60%-át, mert ebben az esetben nem folytathatják tovább civil szervezetként a tevékenységüket, és mivel a forprofit szférába nem tudnak átalakulni, ezért elméletileg akár megszüntetésre is kerülhetnek! Ennek tényét a NAV jelzi az ügyészség felé.

Többször merült fel kérdésként, hogy vajon a NAV honnan tud erről? Abban a pillanatban, ugyanis, ahogy a bevételi határt elérte a civil szervezet, társasági adó szempontjából úgy adózik, mint bármely más vállalkozó, tehát a teljes adóalapja után fizet társasági adót, függetlenül attól, hogy az cél szerinti eredmény, vagy vállalkozási eredmény. Ebből tudja tehát a NAV ennek tényét!

Természetesen vannak olyan esetek, amikor ez a tény indokolható, ügyészségi felhívásra. A másik megoldás pedig az, hogy a civil szervezet – a törvényes keretek között – egy másik jogi személyt hoz létre – pl. egy kft-t -, és a vállalkozási tevékenységét abba szervezi ki. Ez is egy tipikusan olyan terület, ami azt bizonyítja, hogy mennyire fontos (lenne) a könyvelő, a jogász, és a civil szervezet vezetőségének együttműködése!

További típushiba, hogy a civil szervezeteknél rendre elmarad a “természetben” kapott tételek könyvelése, sokszor még a bizonylatolása is, pedig ez, mind a juttatónak, mind pedig a fogadó civilnek fontos lehet! Egy vállalkozási tevékenységet folytató civil szervezet szempontjából ugyanis – a megfelelő arányszámok biztosításához – sok esetben nem mindegy, hogy mennyi a kimutatott bevétele.

Mely tételekről lehet itt szó? Például a busz ingyen használata a nyugdíjas kiránduláson, vagy a terem biztosítása az alapítványi bálhoz, stb. Megjegyzendő: ha a civil szervezet nem közhasznú jogállású, a nyújtó oldaláról áfa fizetési kötelezettség keletkezhet!

Költségelszámolási oldalon is több kérdés tisztázandó egy civil szervezet életében:

Például, ha egy iskolát támogató alapítvány számítógépeket szerez be, akkor felmerül a kérdés, hogy azt hogyan kell könyvelni? Először is minősíteni kell az esetet a szerint, hogy a számítógéppark kinek a tulajdona. Ha az alapítvány átadja a számítógépeket az iskolának, akkor a beszerzés rögtön költségként jelenik meg az alapítványnál, és a könyveiből ezáltal ki is kerül. Ha az alapítvány csak használatba adja az iskolának gépeket, akkor pedig tárgyi eszközként kell nyilvántartania azokat, és értékcsökkenésként kerül a könyveiből kivezetésre az eszköz, akár több év alatt. Eredmény szempontjából ez egyáltalán nem mindegy!

Még egy civilekre jellemző tétel: a közérdekű önkéntes tevékenység “ellenértéke”, melynek a számítási metódusa az alábbi:

A mindenkori kötelező legkisebb havi munkabér (minimálbér) százhatvanad részét kell figyelembe venni. Könyvelése az időszakonként történő kimutatás alapján történik: T55-K96.

Meglátásom szerint ennek könyvelése nem kötelező, de sok esetben hasznos lehet. Ha például a közérdekű önkéntes tevékenység ellenértéke elszámolásra került egy pályázat során, akkor viszont a könyvelésétől sem lehet eltekinteni.

Fontos felhívni a figyelmet arra is, hogy egy civil szervezet állhat a számviteli törvény hatálya alatt is. Ez esetben a számviteli törvényből eredő egyes kötelezettségektől – mint pl. átértékelés, időbeli elhatárolás – szintén nem tekinthet el!

A civil szférában jellemző az ún. származtatott jogi személyek, jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységek léte, létrejötte. Ilyenek lehetnek például egy alapítvány óvodái, iskolái, vagy egyes helyi szervezetek. Mellettük sem mehetünk el szó nélkül, ugyanis a beszámolóikhoz két éve közzétételi kötelezettség is kapcsolódik! Az új Ptk. hatályba lépésével egyidejűleg jelentősen megváltoztak az egyes felelősségi, garanciális szabályok, így mostanra már egyértelmű, hogy az intézmény gazdálkodásáért a fenntartó is felelősségre vonható, illetve az intézmény tartozása esetén a fenntartó is szankcionálható.

Véleményem szerint az intézmények gazdálkodásának ellenőrzése a fenntartó kötelessége! Éppen e miatt a fenntartóknak kiemelt figyelmet kell fordítaniuk szervezeteik számvitelére, beszámolójára. A beszámoló elfogadása ez esetben két szinten történik: intézményi szinten, az intézményi vezetés által, valamint fenntartói szinten, a fenntartóra vonatkozó szabályrendszer keretei között.

A származtatott jogi személyek számvitelét tekintve, az új kormányrendeletben végre deklarálásra került, hogy a származtatott jogi személy az „őt” létrehozó szervezet beszámolási és könyvviteli eljárását “örökli”, bár – véleményem szerint – ezt korábban sem lehetett másként, hatékonyan megoldani. Ha a fenntartó egyszeres könyvvitelt vezet, akkor az intézmény is azt fog vezetni, ha a fenntartó kettős könyvvitelt vezet, akkor az intézmény is. Az intézmény elvileg egy külön jogi személy, önálló, elkülönült könyvvezetéssel.

A nonprofit gazdasági társaságok számviteli szabályrendszerüket tekintve nem tartozhatnak a számviteli kormányrendelet hatálya alá, mivel esetükben, elsősorban gazdasági társaságokról van szó. Két típusuk létezik: a közhasznú jogállású, és az ilyen jogállással nem rendelkező nonprofit gazdasági társaság. Ez utóbbi esetben – amikor közhasznú jogállás nincs – beszámolás technikailag minden ugyanúgy működik, mint egy normál gazdasági társaság esetében, még a társasági adóbevallás is. Ugyanakkor azon nonprofit gazdasági társaságok, akik közhasznú jogállással rendelkeznek, a beszámolójukon túl közhasznúsági melléklet készítésére és letétbe helyezésére is kötelezettek. A közhasznúsági mellékletet az IRM rendszerén keresztül, a beszámoló részeként, a kísérőlapon ennek tényét jelölve tehetik közzé!

A nonprofit gazdasági társaságok esetében is, még mindig napirenden lehet a jegyzett tőke emelés kérdése. Ezzel kapcsolatban egy megjegyzés: véleményem szerint, esetükben jegyzett tőkét emelni az eredménytartalék terhére nem lehet, hiszen annak terhére osztalékot sem fizethetnek!

Bár jelen cikkemben főleg számviteli és beszámolás technikai szempontból közelítettem meg a civil szervezeteket és nonprofit gazdasági társaságokat, de fontos megjegyezni, hogy nálunk sem „múlhat el” az évzárás társasági adó, iparűzési adó, statisztikák, és sok esetben KOZ nyomtatvány nélkül…